Статья

Мобильные ECM-технологии: они иные

Документооборот MobileB2B
мобильная версия

Так уж мы устроены, что при встрече с чем-то новым (например, новыми технологиями или парадигмами), мы, в силу инертности мышления, оцениваем это, применяя традиционные подходы. Этот способ работает, но только отчасти. Как показывает практика, чтобы раскрыть потенциал новых технологий, нужен и новый, соответствующий им подход. Тезис применим и к ECM-направлению.

Мобильные технологии стали уже чем-то привычным в нашей повседневной жизни. Проникают они и в деловую среду, в том числе в сферу ECM, где произошел настоящий «мобильный бум». В какой-то мере мы переносим на них наш опыт управления, проектирования, внедрения настольных систем – то есть тот опыт, что у нас уже есть. Но, чтобы использовать мобильные ECM-технологии действительно эффективно и безопасно, нужен свой уникальный подход, учитывающий саму природу мобильных устройств и технологий.

Клиент или приложение?

Так уж повелось в сфере настольных ECM-систем, что часто системообразующим элементом пользовательской стороны является специализированное клиентское приложение, толстый или тонкий клиент или веб-клиент. Оно само устанавливает связь с сервером приложений или баз данных. Если работа с системой осуществляется с помощью веб-клиента, на рабочую станцию для расширения функционала могут быть установлены дополнительные плагины или модули. Но, вне зависимости от технологии, есть стартовая веб-страница, куда пользователь попадает по умолчанию. Это может быть папка входящих документов или заданий, подобие dashboard (панели управления) или главное меню. Работа начинается здесь, и, как правило, пользователь не выходит за пределы одного приложения или веб-сайта. Тогда стандартная навигация будет выглядеть следующим образом: «Операционная система – Стартовое окно приложения-клиента или стартовая веб-страница – Необходимый функционал». Далее, как правило, производится перемещение между двумя последними пунктами.

Работа с корпоративной информацией при помощи мобильных устройств отличается, и притом принципиально. Связано это не только с техническими возможностями мобильных устройств, пропускной способностью, надежностью и стоимостью каналов связи, но и с задачами, решаемыми пользователем.

Можно выделить следующие технические особенности мобильных устройств: отличная от настольных устройств архитектура и операционная система, меньшая диагональ дисплея, пальцевый интерфейс. Рабочее окружение также другое: отсутствуют некоторые приложения, присутствующие в офисе, нет доступа к определенным сетевым ресурсам. Если добавить к этому возможные ограничения скорости и объема передачи данных, получится, что мобильное устройство и нахождение вне пределов офиса не позволят решить все задачи, связанные с управлением корпоративной информацией, которые пользователь мог бы решить на своем рабочем месте при помощи настольного компьютера. Есть исключения, но для большинства офисных работников это утверждение будет справедливо.

Поэтому на текущем отрезке времени наиболее эффективна организация работы, при которой мобильные устройства и сценарии дополняют, а не заменяют полностью «традиционные» настольные. Мобильные ECM-приложения не пытаются воссоздать ту же самую универсальную среду, что настольные клиенты, вместо этого они проектируются и используются для решения отдельных задач и сценариев. Нормальной считается ситуация, когда на мобильном устройстве установлено несколько приложений, решающих ECM-задачи. Это могут быть и универсальные приложения из публичного магазина приложений (AppStore, Google Play, Windows Marketplace), и специализированные стоковые или заказные приложения, доступные для установки только сотрудникам компании. Таким образом, пропадает необходимость в стартовой странице, главном меню, панели управления, открывающими доступ к отдельному функционалу. Эту роль в мобильных устройствах выполняет сама операционная система. И тогда стандартная навигация к требуемому функционалу будет выглядеть так: «Операционная система – Необходимый функционал». Путь до нужного функционала становится короче. Но это только один, не самый важный аспект.

Другой аспект более значим. Практика решения одной ECM-задачи при помощи нескольких мобильных приложений также меняет схему интеграции. Если несколько приложений обращаются к одной ECM-системе или веб-сервису, дополнительная интеграция фактически не нужна – синхронизация данных происходит внутри системы или сервиса.

Другой случай, если работа ведется в нескольких приложениях, каждое из которых взаимодействует со своей системой или сервисом. Интеграция на уровне самих мобильных приложений ничего не даст, так как мобильные ECM-приложения представляют собой лишь точки входа в «большую» систему или сервис. Интегрироваться нужно на уровне систем сервисов, ибо именно там «живет» информация. Например, интегрируется ECM-система и облачный сервис (Google Drive, Box, SkyDrive и т.п.). Или ECM-система и электронная почта. Если ни один из источников информации не обладает достаточными интеграционными возможностями, эти обязанности возлагаются на интеграционный сервис.

Нечеткий мобильный контур

Важным вопросом является безопасность. Можно сказать, что для настольных систем уже выработались практики безопасной работы, которые стали неактуальными с появлением BYOD. Рост популярности парадигмы BYOD (Bring Your Own Device, «Работай на своем личном [мобильном] устройстве») заставил пересмотреть принципы защиты информации.

Если мы говорим о классических настольных изолированных системах, то раньше было необходимо защитить только их контур. Со временем стали появляться сценарии работы, например, работа из удаленных офисов и с рабочих мест. Также стали практиковаться методы контролируемой мобильной работы. Самым ярким примером последнего сценария является использование бизнес-ориентированных продуктов, например связки смартфонов и сервисов Blackberry. Такие задачи решались путем организации защищенных каналов связи.

Распространение парадигмы BYOD, вылившееся в использование в качестве рабочих инструментов устройств, предназначенных главным образом для удовлетворения личных нужд, породило ряд новых задач.

Несмотря на развитие технологий и снижение стоимости мобильной передачи данных, заказчики формируют устойчивый спрос на решения, способные работать офлайн. Одним из критически важных секторов экономики, демонстрирующих интерес к ECM-решениям, является нефтегазовый сектор. Сотрудникам приходится работать не только в кабинетной тиши, но и на нефтегазовых месторождениях, где единственный вид связи – спутниковая. Да и сотрудники столичных офисов хотят оставить за собой возможность поработать без подключения к интернету, чтобы не стать заложниками мобильной связи в неподходящий момент.

Работа офлайн подразумевает собой выгрузку части данных на мобильное устройство. А это могут быть конфиденциальные документы, текст служебной переписки, резолюции. Кроме того, данные приложений могут содержать параметры подключения к системе, идентификационные данные пользователя. Получается, что защищать нужно не только канал связи, но и данные мобильного устройства.

Если добавить к вышесказанному упомянутые в первой части статьи реалии, например, наличие нескольких мобильных приложений для работы с одной или смежными задачами, то контур, который требуется защищать, выходит далеко за территорию компании. Как уже говорилось, усугубляет ситуацию тот факт, что пользователи работают с целого зоопарка пользовательских устройств.

Чтобы правильно использовать мобильные ECM-технологии, чтобы построить работу с корпоративной информацией с большей эффективностью и безопасностью, недостаточно просто перенести на них уже имеющийся опыт управления настольными системами. Нужно учитывать особенности мобильных сценариев, схемы организации приложений, интеграции, параметры обмена данными и многое другое. Только тогда можно действительно управлять мобильными технологиями и сценариями. Потому что они иные.

Сергей Бушмелев