Статья

EOS for SharePoint 3.5: усилены функционал, скорость, защита

Документооборот MobileB2B
мобильная версия

Новая версия системы EOS for SharePoint разрабатывалась достаточно долго, зато значительно расширен ее функционал и повышено удобство пользования. У системы появились мобильные приложения практически для всех популярных устройств, расширены возможности контроля. Но самое главное – новая система защиты и шифрования данных основана на смарт-карте от компании «Алладин Р.Д.».

Разработка версии 3.5 системы EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2010 заняло более полугода из-за глубокой переработки архитектуры системы и значительного расширения ее функционала. В процессе разработки новой версии участвовали аналитики компании, постановщики задач, программисты, тестировщики и другие специалисты по направлению SharePoint.

В новой версии акцент сделан не только на функционал, который изменился и вырос, а также на увеличение производительности системы и повышение удобства в работе пользователей по сравнению с базовой версией платформы SharePoint. EOS for SharePoint 3.5 отличается высоким быстродействием и масштабированием, предоставляет почти неограниченные возможности «расширения охвата». В системе одновременно могут работать до нескольких тысяч пользователей. В новой версии улучшено юзабилити, добавлен новый функционал, появилась поддержка iPAD-приложения – iEOS.

Система EOS for SharePoint уже давно имеет приложение для работы с документами и задачами с iPAD: «Портфель руководителя». Оно разработано партнером ЭОС – компанией «Бизнес-ИТ» и зарекомендовало себя как удобное и стабильное, получившее признание у ряда пользователей СЭД «ДЕЛО» и ECM EOS for SharePoint. А в 2013 г. было разработано собственное приложение для iPAD, названное iEOS.

СЭД для руководителя

iEOS позволяет отображать всю информацию по документу, добавлять голосовые, текстовые и графические аннотации, рассматривать, согласовывать, подписывать документы с помощью электронной подписи, работать с проектами резолюций, выносить множественные резолюции с использованием стандартных текстов, искать документы, просматривать отчеты исполнителей и т.д. Продукт позволяет работать офлайн.

Приложение iEOS

Руководитель теперь сможет получить доступ к документам, подписать их или выдать и проконтролировать исполнение поручения с привычного устройства: iPAD, iPhone, ноутбук под Windows 7 и ноутбук/планшет под Windows 8. Для каждой платформы есть свои мобильные приложения.

Более того, у ЭОС есть отдельное приложение «Мобильный кабинет», которое может быть интегрировано с EOS for SharePoint. Оно позволяет работать с документами с помощью любого email-клиента. Таким образом, руководители могут подобрать оптимальный набор приложений и использовать только их, даже не заходя в саму систему EOS for SharePoint.

Возможность работы с корпоративными данными с мобильных устройств – это устойчивый тренд на протяжении последних лет. Практически любая корпоративная система, не имеющая приложений для мобильных устройств, обречена на провал. Со стороны заказчиков наблюдается активный интерес к мобильным приложениям, в частности, к возможности работы на iPAD.

Но все же использование мобильных решений чаще всего начинается на втором этапе внедрения системы документооборота. Сначала настраиваются все процессы, подключаются основные бизнес-заказчики и исполнители, происходит заполнение данных, а через какое то время в систему подключаются руководители. Хотя бывает и наоборот, сначала руководители и менеджеры налаживают взаимодействие, а затем к системе подключаются делопроизводители и другие подразделения.

Реализована, пожалуй, одна из самых востребованных функций в рамках процесса исполнения – делегирование полномочий, т.е. разделение доступа к документам, поручениям и задачам, созданным до наступления момента замещения. Теперь каждый сотрудник может сам в настройках системы указать постоянного или временного заместителя или помощника. Новая схема организации рабочего места позволяет быстро и удобно переключаться на замещаемого человека и видеть его задачи.

Расширены возможности контроля: теперь можно настроить выдачу предупреждений и прямых запретов превышать сроки исполнения. Появились полноценные «каскады» поручений: если сотрудник получил поручение, а оно было переназначено и исполнено другим, задача первоначального исполнителя автоматически становится исполненной.

Немаловажные изменения произошли в рамках организации межведомственного взаимодействия (сквозного документооборота). Пользователь системы может отслеживать как общий статус исполнения документа, так и статус исполнения на местах (в ведомствах и филиалах). А при списании в карточке документа сохраняются отметки прохождения и исполнения документа по самостоятельным подразделениям.

Еще с самых первых версий системы у каждого пользователя имелся личный сайт, где происходила работа по исполнению и отслеживанию задач СЭД. Изучив опыт развертывания и использования личных сайтов, было решено заменить личные сайты единым рабочим местом пользователя (РМ). РМ отличается от личных сайтов, не только названием, но и принципами использования и продуманным юзабилити. Теперь создавать, исполнять и отслеживать все свои документы и задачи стало удобнее, пользователь может работать с проектами, не выходя из рабочего места. Улучшение юзабилити – это тот важный аспект работы.

Защита

В EOS for SharePoint, начиная еще с версии для SharePoint 2007, имелась возможность использования электронной подписи (ЭП) и шифрования хранимых в системе данных. EOS for SharePoint позволяет использовать ЭП для подписания документов и поручений. Немаловажным фактом является возможность использования юридически значимой электронной подписи на мобильных устройствах в приложениях iEOS (iPAD) и «АРМ Руководителя» (Windows 7).

Рабочее место пользователя EOS for SharePoint 3.5

Для использования ЭП на iPAD было решено интегрировать iEOS и разработку от «Алладин Р.Д.» в виде смарт-карты с сертифицированной российской криптографией и соответствующим ридером. Ключевое преимущество такого подхода заключается в том, что средством криптографической защиты информации является сама смарт-карта, в нее вшита собственная операционная система, сертифицированная ФСБ. На данный момент ЭОС является единственной компанией на российском рынке СЭД, обладающей этим аппаратным решением.

Существует ряд маркетинговых акций, предоставляющих выгодные условия приобретения системы. Например, это возможность перехода с других СЭД на EOS for SharePoint со скидкой; скидки корпоративным партнерам; накопительные скидки в зависимости от количества пользовательских лицензий; специальные условия для запуска пилотных проектов. Также предоставляется скидка в 50% на лицензии учебным заведениям России и СНГ, а для изучения СЭД учебным заведениям система предоставляется бесплатно.

Если говорить про дальнейшие планы развития EOS for SharePoint, то основной упор будет сделан как на развитие функционала и мобильных приложений, так и на проработку и улучшения юзабилити. Для этого проводится анкетирование клиентов, а для проектирования интерфейса привлекаются лучшие в России юзабилити-специалисты и дизайнеры. Результатом будет совершенно новая версия системы EOS for SharePoint для платформы SharePoint 2013.

Интерфейс станет еще удобнее и современнее, повысится пользовательское юзабилити. Рабочие столы, как и прежде, будут настраиваемыми как индивидуально, так и для групп пользователей. Настроить можно будет и элементы, необходимые для использования, и цвета, и выводимые данные, и многое другое.

В версию SharePoint 2013 будет перенесен весь функционал с платформы 2010, это коснется и архитектуры системы. Производительность будет оптимизирована для работы с большим количеством документов и под большую нагрузку. Но и сегмент СЭД для платформы SharePoint 2010 останется актуален еще несколько лет, поэтому данная версия также продолжает развиваться. Более того, в ближайшее время будет выпущен очередной дополнительный модуль к EOS for SharePoint 2010 для автоматизации управления совещаниями (подготовка, проведение, оформление и исполнение принятых решений).

Также в планах расширение продуктовой линейки для платформы SharePoint, в частности, выпуск решения для корпоративного портала и универсальный модуль заявок (офисные, ИТ, кадровые и любые другие).

В рамках технической поддержки при переходе с любой версии системы новая предоставляется бесплатно, а вместе с ней – специальное программное обеспечение для обновления и переноса данных, а также консультационная помощь.